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IT導入のための初心者講座
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第4回「ある中小企業のIT事情」



今回紹介する会社は従業員10名ほどの中小企業です。取引先の中には比較的大規模な所もあり、電子メールアドレスがあるかないかの問い合わせも増えてきているそうです。
 そのような状況の中で、中小企業がITの波に乗り遅れぬようにとやっていくのはなかなか大変なことです。それなりのお金と時間をかける事ができればいいのでしょうが、やはり直接的な利益が見えないとなかなか投資することができません。そこである中小企業の電子メールの活用状況を紹介いたします。


現在のところパソコンは4台です。各自一人に一台を言うわけではありません。何人かで共有しています。そして4台共、コレガの無線LAN(ローカルエリアネットワーク)で接続されていて、またCATV(ケーブルテレビ)インターネットにも接続されており、インターネットに常時接続されている環境です。電子メールアドレスはお名前ドットコムにて会社の独自ドメインを取得し、プライマスという会社のレンタルサーバー(月々¥2,000-)と契約し社員一人一人にメールアドレスを与えています。


得意先の中では電子メールを使いこなしている会社もあり、まだまだ少しではありますがメールにて注文や見積り依頼、質問、連絡等がくる所もあります。そしてそのメールはインターネットに常時接続されている会社のパソコンに自動的に受信されてはいるのですが、やはり営業に外出しているときも多いので、携帯電話のIモードに自動的に転送されるようにしています。それによりほぼリアルタイムに受信したメールを見ることができ、その場で携帯電話等を利用して処理しています。


携帯電話のメールというのも入力には抵抗があり送信することはほとんど無いということですが、受信のチェックには便がよく、利用されています。また、外出している社員への報告的な連絡等は会社にあるパソコンから携帯電話へメールを打つこともしばしばあります。携帯電話も出られない時がありますし、高額な携帯電話代のことを考えて重要ではないだろうと社内で判断され連絡が来ないという連絡ミスも減りました。
 社内にいるときは一部の取引先にメールにて発注や見積り依頼等をすることもあります。ただし、それは相手がいつ、どのようなタイミングで受信メールのチェックをしているか?を把握しておく必要があります。そのため、リアルタイムに受信しているところには緊急性のある内容のものもメールをしますが、あまりメールチェックをしないところには緊急性を含まない内容のものやメールでしか送れないファイル付のもの等だけをメールします。


一般的には電子メールというのはリアルタイム性がありません。いつ相手に届くかの保証が無いのが欠点です。しかし会社からメールで発注し、それの納期や価格の回答がメールで返信されてきてそれが外出中でも携帯電話でチェックできたりすのは非常に便利です。今後、電話やFax、携帯電話と共に無くてはならない通信手段の一つになっていくことでしょう。


また、電子メールは比較的個人と個人の通信手段という性格が強いため、一人一人にメールアドレスがあることが必要だと思います。そして、各個人あてに来たメールを各携帯電話に転送されるようにしておき、リアルタイム性を確立し、社内外の迅速な連絡がされるような体制を作っているようです。


いかがでしたでしょうか?ここの会社の息子さんがパソコンが好きで、いろいろと趣味と実益を兼ねて勉強し比較的お金をかけずにここまで体制を整えました。ただし、ここまでく勉強の為にはだいぶ個人的なお金と時間をつかったそうですが・・・。それと社員の教育にも苦労しているそうですが、仕事の時間外のインターネットの閲覧を自由にしたりしてできるだけ興味を持たせることにより、利便性や必要性を体感させることをしたそうです。
 そして今は会社のホームページ作りに励んでいるそうです。



第1回「ITとは?」
第2回「インターネットの常時接続のすすめ」
第3回「自分の身は自分で守る −ウィルス対策−」

IT導入のための初心者講座(第4回)完
作 ウーボヌーザック(Ubonuzak)


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